Çin'den Makine Alırken Satın Alma Sözleşmesinde Olması Gereken Maddeler

Proforma fatura neden sözleşme yerine geçmez?

Çin'den makine alan firmaların önemli bir kısmı siparişi tek sayfalık bir proforma faturayla (PI) veriyor: makine adı, model, adet, birim fiyat, toplam, banka bilgisi ve "%30 avans, %70 yüklemeden önce" satırı. Bu belge ödemeyi başlatmak için yeterli; ama bir sorun çıktığında neyin taahhüt edildiğini ispatlamak için neredeyse hiçbir şey söylemez.

Sahada gördüğümüz anlaşmazlıkların büyük bölümü dört başlıkta toplanıyor: gelen makinede teklifte konuşulandan farklı bileşen olması (Siemens yerine yerli PLC, markalı servo yerine muadil), kapasitenin beklentinin altında kalması, teslimin 4–8 hafta gecikmesi ve arızada garantinin kapsamının tartışmaya açılması. Dördünün de ortak noktası, konuşulanın yazıya geçmemiş olması.

Çinli fabrikaların çoğu ayrıntılı bir sözleşme (sales contract) imzalamaya karşı değildir; yeter ki maddeler ölçülebilir ve makul olsun. İyi yazılmış bir sözleşme fiyatı genellikle değiştirmez, ama pazarlığın konusunu "ne alıyorum" sorusundan "ne teslim ediliyor ve nasıl ölçülüyor" sorusuna taşır.

Teknik ek: makineyi tarif eden madde

Sözleşmenin en değerli sayfası teknik ektir. Buraya yazılmayan her özellik, fabrikanın maliyet düşürme alanıdır. Aynı model adı altında ekonomi ve ihracat sınıfı makineler arasında %30–60 fiyat farkı olabildiği için "Model XYZ-250" yazmak tek başına bir şey tanımlamaz.

Kapasite satırı özellikle dikkat ister. Katalog değerleri ideal koşulda ölçülür; sahada hatlar tipik olarak katalog kapasitesinin %70–85'i bandında çalışır. Sözleşmede "saatte 2.000 adet" yerine "şu ürün, şu malzeme ve şu ölçüde, 4 saatlik kesintisiz testte ortalama en az şu kadar adet" yazmak, beklentinizi ölçülebilir hâle getirir.

Makine grubuna göre teknik kontrol listelerini Plastik Enjeksiyon Makinesi, Fiber Lazer Kesim ve CNC Torna Tezgâhı sayfalarımızda bulabilirsiniz; teknik ekin hazırlanması ve fiyat görüşmesi Numune & Pazarlık hizmetimizin parçasıdır.

Ödeme, teslim ve gecikme maddeleri

Ödeme planı sözleşmedeki en güçlü kaldıraçtır; bu yüzden ödeme dilimleri takvime değil, olaylara bağlanmalı. "Yüklemeden önce %70" yerine "fabrika kabul testinin başarıyla tamamlanması ve sevkiyat öncesi denetim raporunun alıcı tarafından onaylanmasından sonra %60" gibi bir ifade, ödemeyi doğrulanmış bir sonuca bağlar.

Son dilim her fabrikada kabul görmez; ama %5–10'luk bir tutma bedeli, özellikle kurulum ve eğitimin fabrika tarafından verileceği sözleşmelerde makul bir taleptir. Fabrika bunu reddederse alternatif olarak akreditif içinde belge şartı ya da garanti mektubu konuşulabilir.

Teslim maddesinde üç şey net olmalı: teslim şekli (Incoterms kuralı ve yer adı, ör. "FOB Ningbo, Incoterms 2020"), üretim süresi ve sürenin başlangıç noktası (avansın hesaba geçtiği gün mü, teknik çizimin onaylandığı gün mü) ve gecikme cezası. Sahada makul kabul edilen yapı, belirli bir tolerans süresinden sonra (tipik 7–14 gün) haftalık %0,5–1 ceza ve toplam sözleşme bedelinin %5–10'u ile sınırlı bir tavandır.

Ödeme yöntemlerinin karşılaştırması için T/T, Akreditif ve Trade Assurance rehberimize ve Akreditif mi TT mi? yazımıza; teslim şekillerinin sorumluluk dağılımı için Incoterms: FOB, CIF, DDP rehberine bakabilirsiniz.

Kabul testi ve sevkiyat öncesi denetim maddesi

Kabul testi maddesi, teknik ekteki taahhütlerin gerçekten sağlandığını gösteren tek araçtır. Madde şu soruları cevaplamalı: test nerede yapılacak (fabrikada), kim katılacak (alıcı veya alıcının yetkilendirdiği denetçi), hangi malzemeyle (tercihen alıcının gönderdiği gerçek hammadde veya numune), ne kadar süre (kesintisiz en az 2–4 saat) ve hangi kriterle başarılı sayılacak (kapasite, ölçü toleransı, ıskarta oranı).

• Test malzemesinin kimin tarafından ve hangi maliyetle temin edileceği
• Başarı kriterleri: ortalama kapasite, ölçü toleransı (ör. ±0,1 mm), ıskarta oranı üst sınırı
• Test başarısız olursa fabrikanın düzeltme süresi ve tekrar testin masrafının kimde olduğu
• İkinci test de başarısız olursa alıcının sözleşmeden dönme ve avansı geri alma hakkı
• Sevkiyat öncesi denetimde bileşen markalarının teknik ekle tek tek karşılaştırılması
• Yükleme ve sabitleme sırasında fotoğraf/video kaydı

Burada önemli olan, testin fabrikanın hazırladığı bir video ile değil, yerinde ve kayıt altına alınmış olarak yapılmasıdır. Uzaktan video testi ancak ek güvence olarak kabul edilebilir; kendi başına kapasite ve bileşen doğrulaması sağlamaz.

Fabrika kabul testinin nasıl yürütüldüğünü Sevkiyat Öncesi Denetim (FAT) Neden Şart? yazımızda anlattık. Sahada bu testi sizin adınıza yürütmemiz için Kalite Kontrol hizmetimize bakabilirsiniz.

Garanti, yedek parça, uyuşmazlık: sonradan önem kazanan maddeler

Makine geldikten sonra en çok başvurulan maddeler bunlardır ve imza sırasında en az dikkat edilenler de bunlardır. "12 ay garanti" ifadesi tek başına şu soruları cevapsız bırakır: garanti ne zaman başlar (konşimento tarihi mi, kurulum tarihi mi), sarf malzemeleri ve elektronik kartlar dahil mi, parça gönderim navlunu ve gümrüğü kimde, arıza bildirimine kaç saat içinde yanıt verilir?

Uyuşmazlık maddesinde gerçekçi olmak gerekir: Türkiye mahkemelerinde alınmış bir kararın Çin'de icrası uzun ve belirsiz bir süreçtir. Tarafların ikisine de uzak olmayan bir tahkim merkezi (Hong Kong ya da Singapur) yazmak daha uygulanabilirdir; ama pratikte asıl koruma, bakiye ödemenin doğrulamadan sonraya bırakılmasıdır. Tahkim, iyi kurulmuş ödeme planının yerine geçmez.

1. PI'yi değil, teknik ek ve kabul protokolüyle birlikte imzalanmış bir sözleşmeyi esas alın.
2. Kontrol ünitesi, servo, hidrolik ve rulman markalarını "veya eşdeğeri" ifadesi olmadan yazın.
3. Kapasiteyi ürün, malzeme, ölçü ve test süresiyle tanımlayın; hesabı %70–85 gerçek verim üzerine kurun.
4. Ödeme dilimlerini tarihe değil, kabul testi ve denetim onayı gibi olaylara bağlayın.
5. Üretim süresinin başlangıç gününü ve tavanlı gecikme cezasını açıkça yazın.
6. Test başarısızlığında düzeltme süresi ve sözleşmeden dönme hakkını tanımlayın.
7. Garantinin başlangıcını, kapsamını ve parça navlununun kimde olduğunu netleştirin.
8. Kurulum teknisyeninin gün sayısını ve seyahat masraflarının kime ait olduğunu yazın.
9. Sözleşmeyi iki dilli (İngilizce + Çince) hazırlayın ve hangi metnin esas alınacağını belirtin.

Hangi makineyi, hangi fabrikayla görüştüğünüzü paylaşın; elinizdeki PI ve teklif üzerinden eksik maddeleri çıkarır, teknik eki ve kabul protokolünü birlikte hazırlarız. Fabrikadan komisyon almadığımız için sözleşmede alıcı tarafında dururuz; sahadaki ekibimiz kabul testine katılmadan yükleme onayı vermeyiz. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık yerine geçmez; verilen oran ve süre aralıkları saha gözlemine dayalı yön gösterici değerlerdir ve bağlayıcı değildir.